Miért nem térül meg sok IT-pályázat?

És mitől válik mégis valódi értékké egy digitális beruházás? Erre keressük a választ.

Az IT-pályázatok az elmúlt években a szervezeti modernizáció egyik legfontosabb finanszírozási eszközévé váltak. Jelentős forrásokat mozgatnak meg, miközben elvárásként jelenik meg, hogy mérhető hatást gyakoroljanak a működésre, a hatékonyságra és hosszabb távon a versenyképességre. A gyakorlat azonban azt mutatja, hogy a támogatott projektek számottevő része nem hozza a várt üzleti eredményt.

A probléma ritkán technológiai eredetű. Sokkal inkább abból fakad, hogy a pályázat logikája, a szervezeti működés és a valós üzleti célok nincsenek összhangban. Ez a cikk azt vizsgálja, miért marad el gyakran a megtérülés, és milyen szemléletbeli és szervezeti tényezőkön múlik, hogy egy IT-pályázat valódi értéket teremtsen.

A pályázati logika és az üzleti realitás eltérései

A legtöbb IT-pályázat formális követelményrendszerre épül. Meghatározott indikátorokat, mérföldköveket és elszámolható tevékenységeket vár el, amelyek nem mindig esnek egybe a szervezet tényleges működési problémáival. Ennek következménye, hogy a projekttervezés sok esetben „pályázat-optimalizált”, nem pedig működés-optimalizált.

Gyakori jelenség, hogy a szervezet a támogatás elnyerését tekinti elsődleges célnak, a megvalósítást pedig szükséges adminisztratív feladatnak. Ilyenkor a rendszer vagy fejlesztés ugyan elkészül, de nem illeszkedik szervesen a napi folyamatokhoz. Egy sematikus ábra jól mutatná, hogyan válik szét a pályázati dokumentációban szereplő „ideális működés” és a tényleges szervezeti gyakorlat.

A technológia túlértékelése, a folyamatok alulértékelése

Az IT-pályázatok egyik visszatérő hibája a technológiai fókusz túlhangsúlyozása. Modern rendszerek, integrációk és automatizmusok kerülnek bevezetésre anélkül, hogy előzetesen tisztázott lenne, milyen folyamatokat kellene támogatniuk vagy egyszerűsíteniük.

Ha a szervezet nem rendelkezik letisztult folyamattérképpel, akkor a digitális eszközök csupán a meglévő problémákat konzerválják. Egy rosszul definiált adminisztratív lépés digitalizálva is rossz marad, csak gyorsabban és nagyobb léptékben termeli újra a hibákat. A megtérülés ilyenkor elmarad, mert a rendszer nem csökkenti a ráfordításokat, csupán új költségszintet hoz létre.

A használat hiánya mint rejtett kockázat

Sok pályázati projekt technikailag sikeresnek minősül, mert a vállalt funkciók elkészülnek, a zárójelentés elfogadásra kerül. A tényleges használat azonban gyakran elmarad vagy formálissá válik. Ennek oka lehet a felhasználók bevonásának hiánya, az oktatás alulbecslése vagy az, hogy a rendszer nem ad gyors, kézzelfogható előnyt a mindennapi munkában.

A nem használt rendszer nemcsak nullszaldós, hanem hosszú távon veszteséges is. Fenntartási költséget, adatkezelési kockázatot és szervezeti frusztrációt generál, miközben a vezetés számára hamis képet ad a digitális érettségről.

Projekt kontra termék szemlélet

Az IT-pályázatok jellemzően projektlogikában gondolkodnak: van eleje, vége, költségvetése és zárása. A digitális rendszerek azonban termékszerű működést igényelnek. Fejlődnek, alkalmazkodnak, finomhangolást és folyamatos visszacsatolást kívánnak.

Amikor a pályázati projekt lezárul, gyakran megszűnik a fejlesztési fókusz is. Nincs felelős gazdája a rendszernek, nincs ütemezett továbbfejlesztés, és hiányzik a teljesítménymérés. Ilyen környezetben a kezdeti befektetés gyorsan elértéktelenedik, a megtérülés pedig csak elméleti marad.

Gyakorlati nézőpont: mit látni a működésben

A mindennapi gyakorlatban az alábbi mintázatok jelennek meg leggyakrabban:

– A rendszer „pályázati vitrinbe” kerül: létezik, de nem kritikus a működéshez.
– A felhasználók párhuzamos nyilvántartásokat vezetnek, mert az új eszköz nem illeszkedik a megszokott munkához.
– A vezetés a bevezetést sikernek könyveli el, miközben nem méri az idő-, költség- vagy minőségváltozást.

Ugyanakkor léteznek pozitív ellenpéldák is. Azok a szervezetek, amelyek már a pályázat előkészítésekor tisztázzák az üzleti célokat, a belső folyamatokat és a döntési pontokat, jellemzően jobb eredményeket érnek el. Itt a technológia nem cél, hanem eszköz, és a rendszer a működés természetes részévé válik.

Kitekintés: merre tartanak az IT-pályázatok

A jövőben várhatóan nő az elvárás a tényleges hatásmérés irányába. Egyre kevésbé lesz elegendő a funkcionális teljesítés, előtérbe kerül a használat, az integráltság és az adaptív működés. Technológiai oldalon a moduláris, skálázható rendszerek kerülnek előnybe, amelyek nem egyszeri projektre, hanem hosszabb távú fejlődésre alkalmasak.

Üzleti szempontból ez azt jelenti, hogy a pályázati források akkor válnak valódi befektetéssé, ha a szervezet képes a digitális eszközöket saját működési logikájába illeszteni, és nem fordítva.

Összefoglalás

– Az IT-pályázatok megtérülése elsősorban szervezeti és szemléletbeli kérdés, nem technológiai.
– A folyamatok tisztázása nélkül bevezetett rendszerek ritkán hoznak üzleti értéket.
– A használat hiánya a legdrágább rejtett kockázat.
– A projekt szemlélet helyett terméklogikára van szükség a fenntartható működéshez.

Ha mindezek a szempontok már a tervezéskor érvényesülnek, akkor egy IT-pályázat nemcsak „elszámolható” lesz, hanem valóban hozzájárul a szervezet fejlődéséhez. Ilyen környezetben egy átgondolt, működésre szabott platform – például a NeoBook jellegű megközelítések – nem költségtételként, hanem hosszú távú eszközként jelennek meg a döntéshozatalban.